Podstatou semináře bylo seznámit účastníky se systémy pro správu zakázek, s jejich typy, funkcemi a pomoci firmám i freelancerům efektivně spravovat klienty a zakázky, na kterých pracují. Přednášející zároveň dávali dostatek prostoru i účastníkům, aby sdělovali své dojmy z používání různého software a práce s ním.

Na čem se všichni shodli byl bod, kdy ve firmě (respektive na zakázce) pracuje více jak tři lidé. Domlouvat se po e-mailech či jiných komunikačních kanálech prostě nestačí a nejeví se jako vhodná a spolehlivá metoda pro vzájemnou komunikaci, ukládání dat a informací o klientovi a procesu zakázky.

Důraz byl kladen především na systém, který by byl schopný zajistit celý proces od začátku řízení zakázky až po její ukončení. To znamená zajištění průběhu zakázky, předání podkladů, rozdělení úkolů, status jejich vyhotovení (zodpovědnost přidělené osoby za zpracovaný úkol), pracovní výkazy až po vyúčtování.

Co by jistě uvítala každá firma je, že by takový systém měl v sobě obsahovat CRM (Customer Relationship Manager – databáze kontaktů na dodavatele i firmy) a zároveň pomoci plánovat řízení jednotlivých zakázek. Jako nejvíce se problematickou položkou jevila technická náročnost a nároky kladené na takový systém. To znamená přenos dat, přístupy zodpovědným osobám za jednotlivé úkoly i přímé napojení na zákazníka.

Kromě technické náročnosti byla druhou hlavní otázkou integrace. V rámci webové služby máte totiž nulovou kontrolu nad daty, na druhou stranu v rámci integrovaného systému vám hrozí, že spadne-li počítač a vy zrovna nemáte zálohovaná data, koledujete si o jejich ztrátu.

Třetím a velmi důležitým bodem byla otázka financí. Takové systémy se totiž mohou pohybovat v řádu od 10 tisíc Kč po statisíce korun. S tím souvisí i otázka, zda je lepší takový systém odkoupit nebo je lepší jeho pronájem.

Těžká ráda doporučit konkrétní systém, protože každé firmě (živnostníkovi) vyhovuje něco jiného a jiným způsobem řeší jednotlivé zakázky. Mnohým freelancerům například vyhovuje naprosto jednoduchý systém, kde není zapotřebí využívat databáze kontaktů na klienta.

Jaké systémy nám jednotliví přednášející představili?

Mezi projekty, které byly na semináři představené patřil Active Collab (odbornou přednášku měl o něm Michal Franěk z w3w, jelikož ho ve firmě využívají) a podrobně účastníky seznamoval s klady i zápory tohoto online nástroje pro správu projektů.

Dalším ze systémů, o kterých se mluvilo byly třeba Instant-team nebo BM Task (interní systém jedné firmy). Za zmínku stojí připomenout, že některá grafická studia (Applisti) používají youmehub, vyvinutá speciálně pro Mac OS X. Samozřejmostí je u takových systémů triálová verze a support teamu developerů.

O čem se nemluvilo?

O těch ostatních a hlavně ne o Basecampu, který využívají i některé české firmy. Basecamp nabízí dokonalou podporu, problém je v tom, že je drahý – ceník Basecampu pro srovnání s ceníkem Active Collabu (běžný uživatel nepozná až tak velké rozdíly). Je otázkou, jak a na co by využily pokročilých funkcí větší firmy.

Pokud máte zkušenosti s těmito systémy nebo třeba s úplně jinými, budu ráda, pokud se o ně podělíte.